单位的备查账簿常用的格式有两种，即 按科目分类账和按时间分类账。

按科目分类账

定义：将同一科目的相同交易记录在一起，例如所有的收入在一个科目下，所有的支出在一个科目下。

优点：方便查看某一科目的交易情况，便于对特定科目的分析和管理。

按时间分类账

定义：将同一时间段内的交易记录在一起，例如每月的收入和支出按时间分类记录。

优点：方便查看某一时间段的交易情况，有助于进行时间序列分析和财务规划。

建议

选择合适的格式：根据企业的实际管理需要和业务特点选择按科目分类账或按时间分类账。如果企业需要详细分析某一科目的交易情况，按科目分类账可能更为合适；如果需要分析一段时间内的交易趋势，按时间分类账可能更为方便。

灵活调整：备查账簿的格式应具有一定的灵活性，以便根据企业的实际需求进行调整和补充。例如，对于大宗或贵重物资，可以设置专门的备查账簿进行详细登记和管理。

确保完整性和安全性：备查账簿应采用活页式账簿，并顺序编号、装订成册，以防账页丢失。同时，应妥善保管，确保账簿的安全和完整。